如何運(yùn)用Excel 2007完成多人協(xié)同錄入工作

發(fā)布時(shí)間：2012-11-12 16:33:35 作者：佚名

在一個(gè)共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時(shí)編輯一個(gè)單元格時(shí)還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個(gè)例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿。

在一個(gè)共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時(shí)編輯一個(gè)單元格時(shí)還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個(gè)例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿?！浚涸谝粋€(gè)共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時(shí)編輯一個(gè)單元格時(shí)還可以進(jìn)行沖突處理。下面我舉個(gè)例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿。

　　一、設(shè)置共享工作簿

　　首先讓我們來啟動Excel2007。啟動后，在其中輸入一個(gè)“產(chǎn)品銷售”表，如圖1所示。

運(yùn)用Excel 2007完成多人協(xié)同錄入工作三聯(lián)

　　圖1 產(chǎn)品銷售表

　　選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應(yīng)的是“工具”菜單)，然后點(diǎn)擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕，彈出用于設(shè)置共享工作簿的對話框。運(yùn)行結(jié)果如圖2所示。

　　圖2 共享工作簿對話框

　　在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框選中。然后可以更據(jù)自己的需要進(jìn)行高級設(shè)置。高級設(shè)置的界面如圖3所示。

　　圖3 高級設(shè)置

　　從這個(gè)界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自動更新其它用戶的變化。在默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶在保存文件時(shí)更新其它用戶的修改，但是我們也可以設(shè)置在一定時(shí)間間隔內(nèi)自動更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設(shè)置區(qū)內(nèi)最后設(shè)置第一項(xiàng)“詢問保存哪些修訂信息”，否則可能產(chǎn)生不確定的結(jié)果。在設(shè)置完后，點(diǎn)擊“確定”按鈕后，如果當(dāng)前文檔未保存，系統(tǒng)會提示你保存該文檔。你可以將這個(gè)文檔保存在一個(gè)其它人都可以訪問到的地方，如一個(gè)共享文件夾。共享工作薄后的界面如圖4所示。

　圖4 共享工作薄

　　在工作薄共享后，Excel上方的標(biāo)題欄出現(xiàn)了“[共享]”提示。

　　二、使用共享工作薄

　　在設(shè)置完共享后，就可以使用多個(gè)Excel打開這個(gè)Excel文件了。讓我們使用一個(gè)Excel編輯一下這個(gè)“產(chǎn)品銷售”表。然后保存。再切換到另外一個(gè)打開這個(gè)文件的Excel，按Ctrl+S保存，你會看到在這個(gè)Excel中表格內(nèi)容被更新。如圖5所示。

　　圖5 被更新的界面

　　在更新后，會出現(xiàn)一個(gè)如圖5所對話框，提示該文檔已經(jīng)被更新。如果兩個(gè)Excel同時(shí)修改同一個(gè)單元格，而且都進(jìn)行保存，將會發(fā)生內(nèi)容沖突。如一個(gè)用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)改為18，而另一個(gè)用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)量改為20。在他們保存后，將出現(xiàn)如圖6的的提示對話框。