在excel表格中如何設(shè)置防止發(fā)生重復(fù)錄入?
我要評論我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，由于錄入數(shù)據(jù)量較大，可能會發(fā)生重復(fù)錄入，比如錄入考生信息制作準(zhǔn)考證等，如果同一個考生信息錄入重復(fù)，就可能生成兩個準(zhǔn)考證。為了防止類似數(shù)據(jù)的錄入重復(fù)，可以對錄入重復(fù)數(shù)據(jù)的單元設(shè)置提示或者禁止錄入。請看如下例子的操作。
1、打開Excel表格，要設(shè)置防止個人面試成績重復(fù)輸入，首先選中姓名輸入的列次范圍，如下圖我們舉例選中A2至A12之間的單元格。
2、然后在功能區(qū)域選擇“數(shù)據(jù)”，在“數(shù)據(jù)工具”組中點擊“數(shù)據(jù)有效性”。
3、然后下拉序列中有三個選項，點擊選擇“數(shù)據(jù)有效性”。
4、在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中，先點擊“設(shè)置”，在有效性條件“允許”下拉序列中選擇“自定義”。
5、在“公式”輸入框中輸入條件設(shè)置公式：“=COUNTIF(A:A,A2<2)”。
6、再在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中，點擊“出錯警告”，樣式下有三種模式，第一種是“停止”，設(shè)置后輸入重復(fù)的姓名將不能顯示和保存，第二張是“警告”，彈出警告提示是否繼續(xù)輸入，第三種是“信息”，就是單純的信息提示。我們在這里選擇“警告”，因為有可能存在同姓名的考生，提示后進(jìn)行核實，再確定是否錄入?？梢栽?ldquo;錯誤信息”下填寫錯誤提示。然后確定退出。
7、設(shè)置好后，我們輸入一個重復(fù)姓名試試。輸入“吳波”，立即會彈出警告“姓名已存在，請核實是否重復(fù)輸入”，然后再根據(jù)選擇“是”還是“否”。
8、但是，以上設(shè)置對于復(fù)制粘貼的數(shù)據(jù)無法識別，我們可以在輸入后使用“圈劃無效數(shù)據(jù)”這一功能。例如，我們復(fù)制如圖所示的兩位考生姓名。
9、然后粘貼到表格中，雖然是重復(fù)的姓名，但是不會出現(xiàn)任何提示和警告，顯然剛才的設(shè)置對于復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)無效。
10、我們可以點擊“數(shù)據(jù)有效性”，然后在選擇“圈劃無效數(shù)據(jù)”。
11、然后我們可以發(fā)現(xiàn)，姓名一列有重復(fù)的數(shù)據(jù)都被自動圈劃起來，然后我就可以去核實是同名還是重復(fù)輸入。
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