現(xiàn)在的電腦硬盤容量越來越大，下載使用過的各類文檔也越來越多，久而久之，難免會出現(xiàn)某些重要文檔很難找到的情況。面對成千上萬的個人文檔，即使記憶力再好的人，也不是每一次都能很快找到自己急需的文檔資料。通過Windows操作系統(tǒng)自帶的文件搜索功能，雖然能夠根據(jù)文件名稱、類型大小、包含文字等信息進行相關(guān)的文檔搜索，但搜索結(jié)果不便于保存，即使下次要查找同樣的文檔，仍然要重新進行搜索，實在有點浪費時間。其實，借助PrintFolder和Excel兩款軟件，只要經(jīng)過幾步簡單的操作，就能夠快速地為某個硬盤分區(qū)或文件夾，制作一個包含打開鏈接的文檔目錄，不僅方便我們了解各類文檔的整體分布情況，而且也能夠節(jié)省一些文檔查找的時間，提高文檔使用和管理的效率。

一、獲取目標分區(qū)下的文檔信息

能夠提取指定分區(qū)或文件夾下所有文件的名稱、類型、大小等信息的軟件很多，這里選擇的是PrintFolder Pro漢化版安裝運行該軟件，首先打開左上方的“選項”標簽，單擊“編輯”按鈕，打開“高級”對話框，在“包括文件信息”標簽下選擇要提取的文件屬性，如文件全名（即文件主名+擴展名，%NAME）、文件主名（%FNAM）、文件類型（即文件擴展名，%FEXT）、文件路徑（%PATH）、文件大?。?SIZE）等，在“包括文件時間戳”標簽下中添加文件創(chuàng)建日期（%DATE）。為了方便后面創(chuàng)建訪問文件的超鏈接，還需要將文件路徑和文件名.擴展名組合成一個新的數(shù)據(jù)項%PATH%NAME添加到范例中，注意中間用“|”來分隔，以便于在Excel中進行文本分列，也可以在“范例”文本框中直接輸入字符串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME（圖1）。

單擊“排除”按鈕，打開“排除”對話框，可以設(shè)置要排除搜索的文件類型或文件（夾）名稱；單擊“更多選項”按鈕，還可以對文件夾、文件和列表進行相關(guān)的輸出設(shè)置，這里勾選“忽略空文件夾”、“全路徑”和“以KB為大小單位”等選項，即要在搜索結(jié)果中忽略空文件夾，全路徑顯示所有文件的存儲位置，以KB為單位顯示文件的大小。

回到“導(dǎo)航器”標簽下，選擇要建立文檔鏈接表的分區(qū)或文件夾，這里選擇E盤；在搜索文件類型中輸入*.doc;*.xls;*.ppt，查找三種常用的Office文檔類型，注意不同的文檔類型之間用半角狀態(tài)下的分號來分隔；勾選左下方的“遞歸子文件夾”和“所有級數(shù)的子文件夾”兩項，單擊“確定”按鈕之后，系統(tǒng)很快就會幫助我們搜索到該分區(qū)中所有相關(guān)文檔的指定屬性值，并自動以“|”符號分隔（圖2）。

二、在Excel中創(chuàng)建文檔鏈接表

在PrintFolder軟件右側(cè)的搜索結(jié)果框中，右擊打開快捷菜單，依次執(zhí)行“全選”和“復(fù)制”命令，復(fù)制上述搜索結(jié)果；然后打開Excel2007，將其全部粘貼到一個新工作表當(dāng)中，然后選定該列數(shù)據(jù)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-分列”命令，通過“文本分列向?qū)?rdquo;，選擇文本分隔符號為“|”，將各個文檔屬性值分列顯示（圖3）。

根據(jù)表格內(nèi)容，設(shè)置好對應(yīng)的Excel表頭。如果想讓文檔目錄檢索更為方便一些，可以選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，將文檔按指定屬性值進行排序，這里以文件類型為主要關(guān)鍵字，以創(chuàng)建日期為次要關(guān)鍵字進行排序。在F列中插入HYPERLINK函數(shù)，該函數(shù)的作用是“創(chuàng)建一個快捷方式或鏈接，以便打開一個存儲在本地硬盤、局域網(wǎng)服務(wù)器或Internet上的文檔”，Link_location參數(shù)表示文件路徑，這里對應(yīng)G列中的內(nèi)容，F(xiàn)riendly_name參數(shù)表示超鏈接的名稱，這里設(shè)置為“打開”，將該函數(shù)復(fù)制應(yīng)用到整列單元格，即可完成文檔鏈接的創(chuàng)建操作（圖4）。

在Excel中經(jīng)過上述的簡單操作之后，我們很快就能獲取指定分區(qū)的文檔目錄，所有文檔名稱都按指定的關(guān)鍵字有序排列，查找起來比較方便；每一個文檔名稱后面都包含訪問鏈接，打開也很迅速。

三、通過批處理命令快速刪除無用文件

在使用文檔鏈接表查看使用各種文檔的過程中，難免會發(fā)現(xiàn)一些重復(fù)出現(xiàn)或者早已無用的文檔，逐個打開各個文件夾，當(dāng)然可以進行刪除操作，但是手工操作的效率實在不敢恭維。其實，我們也可以借助上述文檔目錄，先在文件路徑前面添加一個輔助列，將需要批量刪除的文檔設(shè)置一個相同的符號，例如*；然后再以“輔助列”為主關(guān)鍵字進行排序，就可以立即篩選出分布在不同文件中的需要刪除的文檔（圖5）。

打開一個臨時工作表，首先，在A1單元格中輸入批處理命令的開啟符號@echo off，在A2單元格中輸入強制刪除命令del /f /s /q，并復(fù)制到A列的其他單元格中，其中/f參數(shù)表示強制刪除只讀文件；/s參數(shù)表示從所有子文件夾中刪除指定文件；/q參數(shù)表示安靜模式，即刪除時不需要進行確認操作。接下來，將需要刪除的文件路徑信息復(fù)制粘貼到B2單元格開始的B列單元格中。最后，復(fù)制該工作表中的所有內(nèi)容，并將其粘貼到一個記事本文檔中，執(zhí)行“文件→另存為”命令，將文本內(nèi)容轉(zhuǎn)存為擴展名為bat的Windows批處理文件（圖6）。雙擊該文件，就可以飛快地批量刪除所有的無用文件。如果想將分布于不同文件夾中的重要文檔復(fù)制到同一個文件夾中進行備份，只需要將刪除命令del修改為復(fù)制命令copy，參數(shù)調(diào)整為/y，在C列中設(shè)置備份文件夾，參照上述批處理文件的生成方法，同樣可以實現(xiàn)文檔的快速批量備份操作。

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