今天我們來了解一個Excel中非常強大的功能：匯總PDF文件，相較于其他的匯總軟件，利用Excel進(jìn)行匯總最大的好處就是可以自動匹配表頭，后期如果有新的文件進(jìn)來只需點擊下刷新就能一鍵匯總。

微軟Office LTSC 2021專業(yè)增強版 簡體中文批量許可版 2024年09月更新

• 類型：辦公軟件
• 大?。?/span>2.2GB
• 語言：簡體中文
• 時間：2024-09-12

查看詳情

一、所需函數(shù)

今天我們需要用到2個M函數(shù)，這個是PowerQuery獨有的，Excel也是需要版本支持的，最低2016,如果版本不止的話，使用PowerBI也是一樣的操作

• Pdf.Tables：獲取PDF文件中的表格
• Table.PromoteHeaders：將第一行用于標(biāo)題

M函數(shù)的用法與Excel函數(shù)很相似，但是它們的區(qū)別還是還是很大的，Excel函數(shù)僅僅只能計算單元格，M函數(shù)可以計算一個表格，一列數(shù)據(jù)的，簡單來說就是它可以對表格的結(jié)構(gòu)進(jìn)行計算

二、導(dǎo)入到PowerQuery

首先我們需要將想要匯總的Excel都放在一個文件夾中，隨后打開Excel，點擊【數(shù)據(jù)】功能組，在右側(cè)找到【獲取數(shù)據(jù)】→【從文件夾】，然后找到存放PDF的文件夾，直接點擊下打開，稍等一下就會看出一個【導(dǎo)航器】的界面，點擊右下角的【轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】進(jìn)入PowerQuery的編輯界面

三、數(shù)據(jù)整理

在這里我們僅僅需要【Content】與【Name】這兩列數(shù)據(jù)，可以將所有的數(shù)據(jù)都刪掉。

Content這一列我們可以理解為它就是一個PDF文件

Name這一列就是每個PFD文件的名稱

隨后點擊【添加列】找到【自定義列】在跳出的窗口中輸入函數(shù)：Pdf.Tables([Content]),它的作用就是獲取PDF中的表格中數(shù)據(jù)，點擊確定后，就會多出一列【自定義】列，需要點擊右上角的左右箭頭來展開數(shù)據(jù)，僅僅勾選【Kind】與【Data】這兩個字段即可，不要使用【原始列名作為前綴】

四、篩選數(shù)據(jù)

【Data】這個字段存放的就是PDF文件中的表格，【Kind】這個字段是數(shù)據(jù)類型。

首先在【Kind】中僅僅選中【Table】這個類型，就是表示僅僅選中PDF文件中的表格，【page】表示頁，就是PDF每一頁的數(shù)據(jù)，這個我們是不需要的

隨后點擊【Data】中藍(lán)色的table就會看到表格，但是現(xiàn)在數(shù)據(jù)的表頭是在表格中的，我們需要將表頭放在上一行用作標(biāo)題，才能使用自動匹配字段

篩選完畢后，就可以將【Kind】與【Content】這兩個字段刪掉了

五、提升標(biāo)題

需要點擊下【添加列】找到自定義列，將公式設(shè)置為：Table.PromoteHeaders([Data])，然后點擊確定，就會在后面多出一個【自定義】列，這樣的話就會將表頭用作標(biāo)題，我們還是直接點擊【右上角】來展開數(shù)據(jù)即可，這樣就可以將所有的PDF文件都匯總一起。

最后將【Data】這一列刪除掉，然后點擊【主頁】點擊【關(guān)閉并上載】就會將數(shù)據(jù)加載到Excel文件中了，至此就匯總完畢了

后期如果有新的PDF文件進(jìn)來，只需要放在這個文件夾中，然后打開匯總表，點擊【刷新】就能實現(xiàn)自動匯總了，非常的方便。

最新評論