何時使用導入或聯(lián)接

　　在Access中，可以很方便地從外部數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)庫包括現(xiàn)在所有的各種主流數(shù)據(jù)庫，像Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro等。這樣你就不用去一個一個地重新輸入原來的數(shù)據(jù)了。 在Access中，可以用“獲取外部數(shù)據(jù)”命令來獲取外部數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，這個命令包括兩種方式“導入”和“鏈接表”。對于不同的外部數(shù)據(jù)庫可以用不同的獲取方式。而且在Access中，不光可以獲取外部數(shù)據(jù)，還可以導出別的數(shù)據(jù)庫，就是將用Access建立的數(shù)據(jù)庫保存為別的數(shù)據(jù)庫形式，像FOXPRO，DBASE數(shù)據(jù)庫等。

　　單擊“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”項，彈出一個子菜單，上面有“導入”和“鏈接表”兩個選項。我們單擊其中的一個選項就可以實現(xiàn)導入或聯(lián)接一個外部的數(shù)據(jù)庫。雖然這兩個命令的功用都是打開外部的一個數(shù)據(jù)庫，并從中獲取需要的數(shù)據(jù)，但在使用上，還是有差別的?！　≡谖覀兪褂?ldquo;導入”這個方法來獲取外部數(shù)據(jù)時需要注意幾個條件。一、需要我們打開的數(shù)據(jù)庫文件相對來說比較小，而且不會被其他數(shù)據(jù)庫應用程序的用戶頻繁更改。二、不需要與其他數(shù)據(jù)庫應用程序的用戶共享數(shù)據(jù)。三、你正在替換以前的數(shù)據(jù)庫應用程序，而且不再需要以前的數(shù)據(jù)格式。四、在使用其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時，需要最佳性能。

　　使用“鏈接表”方法來獲取外部數(shù)據(jù)時也需要注意幾個條件：

　　一、需要打開的文件比較大，甚至比本地Access數(shù)據(jù)庫的最大容量(1GB)還要大。

　　二、這個文件經(jīng)常被其他數(shù)據(jù)庫應用程序的用戶更改。

　　三、必須在網(wǎng)絡上與其他數(shù)據(jù)庫應用程序的用戶共享這個文件。

　　四、需要把應用程序分布到幾個單獨的用戶那里，而且，你可能要不斷更新開發(fā)的應用程序接口，將“應用程序”與數(shù)據(jù)分開可以更容易地更新應用程序，而不會干擾用戶積累的數(shù)據(jù)。

　　這就是為什么要在“獲取外部數(shù)據(jù)”這個過程當中設置兩種方法。如果要用的數(shù)據(jù)庫并不大，但每天都可能要修改，而且由幾個人來修改不同的部分，對于這種情況，最重要的是每天都有新的數(shù)據(jù)要處理，而單純的將表導入進來，由于在Access中開發(fā)新的系統(tǒng)需要一定的時間，在這段時間內(nèi)就有可能有新的數(shù)據(jù)輸入進來。開始導入的數(shù)據(jù)就有很多可能已經(jīng)更新了。所以這時使用“鏈接表”就不會出現(xiàn)這種問題，干擾到別的用戶積累的數(shù)據(jù)。當然在Access中執(zhí)行現(xiàn)在這臺機器上的數(shù)據(jù)庫文件是最快的，使用鏈接常常會因為很多原因使你的工作變得很慢，這點是你必須考慮的。

　　如何聯(lián)接外部數(shù)據(jù)

　　我們先來打開一個Access數(shù)據(jù)庫，

　　單擊“文件”菜單上的“獲取外部數(shù)據(jù)”項，并單擊其子菜單上的‘鏈接表’命令?，F(xiàn)在彈出一個對話框，很像Access中打開一個文件的對話框。

　　我們現(xiàn)在導入一個DBASE數(shù)據(jù)庫文件。先將鼠標移動到“文件類型”下拉框上，單擊鼠標左鍵，彈出一個下拉列表。

　　這些文件類型鏈接的方法基本上是一樣的，你只要選中相應的數(shù)據(jù)庫類型，并且選中需要的數(shù)據(jù)庫文件，就可以完成鏈接工作。

　　例如，現(xiàn)在我要將DBASE 5數(shù)據(jù)庫文件“用戶數(shù)據(jù)庫.dbf”中的表鏈接到Access中來，只要先在文件類型下拉框中選中“DBASE 5”，然后在“查找范圍”下拉框中選中這個文件的所在目錄，選擇“用戶數(shù)據(jù)庫.DBF”項，雙擊，

　　很快在屏幕上就會彈出一個提示框，告訴我們這次鏈接操作已經(jīng)成功，單擊“確定”按鈕。

　　我們又回到“鏈接”對話框上了，將這個導入對話框關閉，現(xiàn)在會發(fā)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫窗口的表對象中“已有的對象列表”中已經(jīng)有了一個名字為“用戶數(shù)據(jù)庫”的表了。

　　打開這個表看看，表中的數(shù)據(jù)和原來DBASE 5數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)是一致的。這樣就能很方便地將原來的系統(tǒng)更新，不必擔心數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的問題了。

　　導入一個數(shù)據(jù)庫文件

　　剛才我們已經(jīng)知道如何使用“鏈接表”的方法來獲得DBASE上的數(shù)據(jù)，現(xiàn)在講講怎樣“導入”外部數(shù)據(jù)的方法。

　　打開一個Access數(shù)據(jù)庫，單擊“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”項，選擇“導入”命令。

　　我們先將鼠標移動到“文件類型”的下拉框上，單擊鼠標左鍵，彈出下拉列表框里面列出了多種數(shù)據(jù)庫文件類型。

　　現(xiàn)在要將PARADOX 數(shù)據(jù)庫文件“庫存.db”導入到Access中來，只要先在“文件類型”下拉框中選中“Paradox”，然后在“查找范圍”下拉框中選中這個文件的所在目錄，選擇“庫存.db”文件，并單擊“導入”按鈕。

　　Access提示我們剛才導入PARADOX文件已經(jīng)成功了。關閉導入對話框，會發(fā)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫窗口的表對象中“已有的對象列表”中已經(jīng)有了一個名字為“用戶數(shù)據(jù)庫”的表了。

　　雙擊“庫存”這一項，打開這個表看看，我們發(fā)現(xiàn)原來“導入”和“鏈接表”來獲取外部數(shù)據(jù)的方法基本一樣的。

　　如何導出數(shù)據(jù)

　　剛才我們講了兩種獲取外部數(shù)據(jù)的方式，而我們有時也需要將Access生成的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導出，成為其他類型數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)，以便別人使用，所以Access也設置了一種導出功能。它和導入功能正好相反。Access中凡是能導入的數(shù)據(jù)庫文件格式，在導出數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)時也都是在導出時文件的一種選擇類型。

　　如果我們要將表“書目”導出成一個DBASE 5中的表，可以先在“已有表列表”中選擇這個表，

　　然后單擊“文件”菜單上的“導出”命令，先在導出的“保存類型”下拉框中選中DBASE 5，

　　然后選擇要保存的位置，輸入要保存的文件名，

　　之后單擊“保存”按鈕就可以了。這樣一個新的DBASE 5文件已經(jīng)生成了。

　　現(xiàn)在的這個文件已經(jīng)是一個獨立的DBASE 5文件了。你可以隨時使用別的軟件調(diào)用這個新的DBASE 5文件了。

　　如何導入一個SYBASE數(shù)據(jù)庫中的表

　　在Access中，要想導入一個SYBASE數(shù)據(jù)庫中的表，并不能像導入DBASE表那么容易，這時會用到ODBC DATABASE，實際上在我們導入DBASE數(shù)據(jù)表的時候也用到了ODBC，但是因為Access直接就帶有DBASE的ODBC驅(qū)動程序，所以我們可以很方便地將這些數(shù)據(jù)表導入、鏈接或?qū)С?。而對于像SYBASE這樣的數(shù)據(jù)庫，Access中并不帶它的ODBC驅(qū)動程序。所以先要在WINDOWS的ODBC管理器中先添加SYBASE的ODBC驅(qū)動程序。如果WINDOWS的ODBC中已經(jīng)有了SYBASE的驅(qū)動，只要像導入DBASE數(shù)據(jù)表那樣，先在彈出的對話框中的“文件類型”下拉框中選擇Odbc datebase，這時就會彈出一個“選定數(shù)據(jù)源”對話框，

　　單擊“機器數(shù)據(jù)源”選項卡，選中“Powersoft demo db V6”項，然后再單擊“確定”按鈕。并在導入對象列表中選擇需要導入的Sybase表就可以了。

　　在科研中，常常用文本文件來保存程序的計算結(jié)果，當計算完成以后，所有的計算結(jié)果都會按照一定的順序進行存儲，但這樣保存的數(shù)據(jù)在進行數(shù)據(jù)的再處理時非常不方便，如果能將這些數(shù)據(jù)輸入相應的Access數(shù)據(jù)庫中就能很方便地對他們進行統(tǒng)計計算，分類和繪制圖表了。為了實現(xiàn)這個目的，Access就提供了導入這樣的文本文件的能力。

　　例如現(xiàn)在要導入文本文件“data1.txt”，那就先單擊“文件”菜單上的“導入”命令，選擇“文本文件”類型，找到文本文件“data1.txt”，

　　什么是ODBC

　　雖然很多數(shù)據(jù)庫中都用SQL語言，而且SQL語言也有標準，但是大多數(shù)的軟件公司在使用這種語言來處理其產(chǎn)品的特殊功能時，都有一些變化或者有所發(fā)展，還有，在標準建立以前，就已經(jīng)發(fā)展了幾個產(chǎn)品，所以生產(chǎn)這些產(chǎn)品的公司都發(fā)明了自己的SQL語法，這種語法與正式標準不同。

　　為了解決這個問題，在幾年前，由三十多家著名的軟硬件公司組成了一個組織，這個組織的目的是定義執(zhí)行SQL的共同基礎，以使其成員的產(chǎn)品都可以使用它來彼處交流數(shù)據(jù)，后來微軟公司宣布了針對Windows操作系統(tǒng)設計的那個產(chǎn)品，就是使用這個接口來訪問SQL數(shù)據(jù)庫的的產(chǎn)品，并將這個產(chǎn)品正式稱為開放數(shù)據(jù)庫連接性標準，即ODBC，接著十多個數(shù)據(jù)庫和應用軟件供應商開始在他們的產(chǎn)品中提供ODBC支持。這樣就使得在今天的Access中可以方便的從別的支持ODBC的數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)。

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