Microsoft Word提供了許多在創(chuàng)建或編輯文檔時節(jié)省時間的方法。從快捷方式和模板到自動更正和加載項，讓我們看看在使用Microsoft Word時可以加快工作流程的一些技巧。

Microsoft Office 2024 LTSC v17932.20162 中文專業(yè)增強版(附安裝教程+密鑰) 32位/64位

• 類型：辦公軟件
• 大小：16.7GB
• 語言：簡體中文
• 時間：2024-11-14

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學習快捷方式

與任何其他計算機程序一樣，Word有許多快捷方式，允許你在不打開菜單的情況下快速執(zhí)行常見操作?？旖萱I減少了鼠標點擊次數(shù)，這可以顯著提高你的速度。

以下是你需要學習的一些最受歡迎的Microsoft Word快捷方式：

Microsoft Word有更多的快捷方式來幫助編輯、導航、格式化和插入內(nèi)容。

創(chuàng)建自己的模板

你是否經(jīng)常創(chuàng)建具有相同樣式、格式、設(shè)計和布局的文檔？通過將它們轉(zhuǎn)化為模板，你可以節(jié)省大量時間。

為此，打開要另存為模板的文檔，然后單擊“文件>保存副本”。在右側(cè)，為文檔命名，將下拉列表設(shè)置為“Word Template（*.dotx）”，然后單擊“保存”按鈕。

創(chuàng)建新Word文檔時，你可以像選擇其他模板一樣選擇自定義模板。只需選擇“個人”選項卡并單擊模板——它將在Word中作為新文檔打開。

使用智能查找

當你需要word文檔中單詞或短語的信息時，無需切換應(yīng)用程序。你可以使用智能查找來搜索你需要知道的內(nèi)容。

為此，突出顯示一個單詞或短語，右鍵單擊它，然后單擊菜單中的“搜索單詞/短語”。

右側(cè)將出現(xiàn)一個包含搜索結(jié)果的面板，使你可以更深入地挖掘你搜索的內(nèi)容。

學習使用格式刷

如果你想將格式從一個部分應(yīng)用到另一個部分，你不必從頭開始重新創(chuàng)建它。格式刷可以通過在需要的地方復(fù)制和粘貼來節(jié)省你很多時間。

要使用它，請將光標放在要復(fù)制的格式的文本上。然后，選擇“主頁”選項卡，單擊功能區(qū)剪貼板組中的“格式刷”按鈕（畫筆圖標）。你會注意到，光標旁邊將有一個畫筆圖標。

接下來，突出顯示要應(yīng)用格式的文本，僅此而已。但是，當你應(yīng)用格式時，格式刷將處于非活動狀態(tài)。這意味著你需要重復(fù)這些步驟才能再次復(fù)制和粘貼格式。

如果你想讓格式刷保持活動狀態(tài)，允許你將格式應(yīng)用于多個部分，雙擊“格式刷”按鈕，而不是單擊它。

啟用導航窗格

Microsoft Word中的導航窗格提供了文檔的概述。這允許你快速跳轉(zhuǎn)到各個部分并在文檔中搜索。你還可以通過將標題拖動到不同位置來重新組織窗格中的標題。

要啟用導航窗格，請選擇“視圖”選項卡，并在功能區(qū)的“顯示”組中勾選“導航窗格”復(fù)選框。

導航窗格將出現(xiàn)在左側(cè)，供你使用。

使用自動更正創(chuàng)建自定義快捷方式

自動更正可以在你鍵入時輕松更正大多數(shù)拼寫錯誤的單詞。但它也可以幫助你為常用單詞、短語和符號創(chuàng)建自定義快捷方式。例如，如果你經(jīng)常使用em破折號（--），你可以這樣做，每當你鍵入兩個連字符（--）時，自動更正都會用它替換它們。

為此，請前往“文件>選項>校對”，然后單擊“自動更正選項”按鈕。

在“自動更正”選項卡中，確保選中“鍵入時自動替換”復(fù)選框。在“替換”下的文本框中，輸入要替換的單詞、短語或符號。在“與”下的文本框中，輸入替換它的快捷方式。然后，單擊“添加”按鈕將其包含在自動更正列表中。

單擊“確定”關(guān)閉對話框。從現(xiàn)在開始，當你鍵入該快捷方式時，自動更正將相應(yīng)地替換它。

安裝加載項

在Microsoft Word中安裝加載項可以添加新功能，簡化工作流程或自動化重復(fù)任務(wù)。要在Microsoft Word中安裝外接程序，請選擇“開始”選項卡，然后單擊功能區(qū)“加載項”組中的“加載項”按鈕。

在彈出窗口中搜索所需的加載項，然后在列表中顯示時單擊其旁邊的“添加”按鈕。

如果你想探索適用于Microsoft Word的加載項，請單擊彈出窗口右下角的“更多加載項”按鈕。這將打開商店，你可以在那里按類別或使用過濾器搜索插件。

使用實時協(xié)作

如果你想與其他人一起處理Word文檔，你不再需要向他們發(fā)送副本，并在他們編輯后手動將更改合并到主文檔中。你可以使用OneDrive進行實時協(xié)作（前提是每個人都有Microsoft帳戶）。如果他們沒有，他們可以在微軟網(wǎng)站上輕松創(chuàng)建一個。

首先，你需要在Word中登錄你的Microsoft帳戶。為此，請單擊屏幕右上角的“登錄”，然后按照提示登錄。

要將某人添加到文檔中，請單擊右上角的“共享”按鈕，然后在菜單中再次單擊“共享”。

選擇要將文件上載到的OneDrive帳戶，為文檔命名，然后單擊“確定”按鈕。

在對話框中，輸入合作者的電子郵件地址，然后單擊“發(fā)送”按鈕。

隨時隨地使用Word移動應(yīng)用程序

你不再需要訪問計算機來創(chuàng)建和編輯Microsoft Word文檔。你可以在任何地方輕松下載移動應(yīng)用程序。如果你將文檔保存在OneDrive上，則可以在應(yīng)用程序上 訪問它，你所做的更改將自動同步，使你可以在返回桌面版本時從停止的地方繼續(xù)。

你可以分別從Google Play和app Store下載適用于Android和iOS的Microsoft Word應(yīng)用程序。

Microsoft Word還有許多節(jié)省時間的提示，我們不可能將它們?nèi)糠旁谝粋€指南中。例如，你還可以自定義快速訪問工具欄，將常用命令放在觸手可及的地方。

此外，如果你想顯著加快寫作速度，可以考慮將Copilot Pro添加到Microsoft Word中。這種人工智能可以幫助你快速編寫、重寫和總結(jié)文檔，從而顯著提高你的工作流程和生產(chǎn)力。

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