用Word寫(xiě)論文時(shí)用到的非常有用的技巧

發(fā)布時(shí)間：2016-06-15 14:37:56 作者：佚名

論文是很多畢業(yè)生面臨的一大難題，專業(yè)學(xué)好了，論文的內(nèi)容并不難，但是很多時(shí)候論文的格式卻是難住了很多人，包括一些碩士博士，也被小小的word難住了。今天給大家分享一篇關(guān)于寫(xiě)論文的小技巧，希望里面的內(nèi)容可以幫助你

論文是很多畢業(yè)生面臨的一大難題，專業(yè)學(xué)好了，論文的內(nèi)容并不難，但是很多時(shí)候論文的格式卻是難住了很多人，包括一些碩士博士，也被小小的word難住了。今天給大家分享一篇關(guān)于寫(xiě)論文的小技巧，希望里面的內(nèi)容可以幫助你。

1. 章節(jié)目錄

0×00. 樣式與內(nèi)容分離
0×01. 創(chuàng)建模板
0×02. 添加注釋
0×03. 自動(dòng)編號(hào)
0×04. 插入公式
0×05. 插入圖表
0×06. 交叉引用
0×07. 圖表目錄
0×08. 參考文獻(xiàn)
0×09. 符號(hào)替換

0. 樣式與內(nèi)容分離

這一點(diǎn) LaTeX 用戶做的比較好，Word 用戶往往不是特別注意。樣式與內(nèi)容分離可以最大限度的使作者從繁復(fù)的排版工作中解脫出來(lái)，而全身心的投入到內(nèi)容寫(xiě)作，后期調(diào)整格式也相對(duì)容易。與 LaTeX 類(lèi)似，在寫(xiě)作的時(shí)候只需要告訴 Word 這是正文，這是圖，這是表，這是標(biāo)題就行了。

Word 的樣式列表如下圖所示，在這可以任意的添加、刪除、修改樣式。

樣式的添加伴隨著論文的寫(xiě)作進(jìn)行的。當(dāng)遇到之前沒(méi)遇到的樣式，就隨手將該格式添加到樣式列表中。比如寫(xiě)到一半，出現(xiàn)第一個(gè)圖，圖與正文格式不同，要求無(wú)縮進(jìn)，位置居中，所以此時(shí)需要添加一個(gè)圖的樣式。以后出現(xiàn)圖的時(shí)候直接點(diǎn)擊樣式列表就行了。論文完成的時(shí)候，你的樣式列表也就完成了。要保證一點(diǎn)，論文中的除了自動(dòng)生成的部分（如目錄，參考文獻(xiàn)等）所有內(nèi)容都必須與一種樣式對(duì)應(yīng)。這樣做的好處就是后期調(diào)整格式十分便捷。

有些時(shí)候論文寫(xiě)了大半或者寫(xiě)完的時(shí)候需要調(diào)整論文的格式，比如正文字體變小一號(hào)，圖片變成左對(duì)齊。這里不能全選然后更改字號(hào)，這樣的話所有的字號(hào)都變成一樣的了。笨一點(diǎn)的辦法就是一段一段的選擇，然后調(diào)整字號(hào)。稍微聰明一點(diǎn)的辦法利用格式刷，一點(diǎn)一點(diǎn)的改。但是對(duì)于幾十頁(yè)甚至上百頁(yè)的文章來(lái)說(shuō)是非常耗時(shí)，而且容易遺漏，導(dǎo)致格式前后不一致。如果寫(xiě)作的時(shí)候就將樣式與內(nèi)容分離開(kāi)，此時(shí)只需要在樣式列表中的“正文”樣式上點(diǎn)擊右鍵，選擇“修改…”，如下圖所示。

在彈出的對(duì)話框中，將字體改成五號(hào)字體，點(diǎn)擊確定，如下圖所示。

這樣所有的正文字體都會(huì)變成五號(hào)字體。

其他樣式，例如行距，顏色，縮進(jìn)，編號(hào)等等，都可以在樣式中進(jìn)行統(tǒng)一更改。修改過(guò)程非常方便，文檔越大效果越明顯。

1. 創(chuàng)建模板

當(dāng)你寫(xiě)完一篇論文的時(shí)候，可以將該文檔的副本的內(nèi)容刪除，然后保存成模板，以便日后使用。以后寫(xiě)論文的時(shí)候復(fù)制一份這個(gè)模板，打開(kāi)便可以直接進(jìn)行寫(xiě)作了。所有的樣式都將如上一篇論文一樣，省去了添加樣式的過(guò)程。

如果希望新建的 Word 文檔中包含這些樣式，將該空白模板另存為 .dotx 格式，路徑為我的文檔下的“自定義 Office 模板”，如下圖所示。

以后再打開(kāi) Word 時(shí)，可以在“個(gè)人”模板中找到該模板，如下圖所示。

點(diǎn)擊該模板，就可以創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，樣式列表與第一篇論文一致。

如果想讓右鍵菜單新建的 Word 文檔變成該模板，需要將該空白文檔另存為 .dotm 格式，然后替換掉該文件

  "C:\Users\XXX\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Normal.dotm"

其中 XXX 為你的用戶名。

這樣通過(guò)右鍵菜單新建的 Word 文檔將變成改模板。如下圖所示。

2. 添加注釋

論文寫(xiě)作有時(shí)候需要添加一些思考的過(guò)程，或者是想暫時(shí)刪掉某些內(nèi)容。LaTeX 用戶比較方便直接添加注釋就行了。

 % This is comment。\iffalse  This is comment, too.\fi

其實(shí)利用 Word 中的樣式，可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

首先創(chuàng)建一個(gè)新樣式，名字為“注釋”。

為了與正文區(qū)別開(kāi)來(lái)，將字體設(shè)置成仿宋+Courier New，顏色為綠色。最重要的一條就是將“隱藏”復(fù)選框選中。

按照 Matlab 或者 LaTeX 的注釋風(fēng)格，項(xiàng)目符號(hào)選擇一個(gè) Courier New 字體的半角百分號(hào)。這個(gè)可以不用設(shè)置。

為了方便使用，可以為該樣式設(shè)置快捷鍵。我這里用的是 Ctrl + %，也就是 Ctrl、Shift 和5 同時(shí)按下。

到此為止，注釋樣式的配置就完成了。最后一步，打開(kāi) Word 的選項(xiàng)，選中“顯示隱藏文字”復(fù)選框，如下圖所示。

回到正文，按下 Ctrl + Shift + 5 即可進(jìn)入注釋模式。如果想暫時(shí)刪除某寫(xiě)內(nèi)容，選中這些內(nèi)容，然后按下 Ctrl + Shift + 5 即可。

上圖中綠色文字，只有你能看到，其他人由于 Word 默認(rèn)不顯示隱藏文字，所以是看不到這些內(nèi)容的。在其他人眼中，該 Word 文檔是這樣的：

如何批量刪除注釋內(nèi)容？

當(dāng)文檔完成的時(shí)候，注釋內(nèi)容失去作用，又不想萬(wàn)一被人看見(jiàn)。利用替換功能刪除這些注釋即可。打開(kāi)替換對(duì)話框，選擇“格式”–“字體”，將“隱藏”復(fù)選框選中，如下圖所示。

然后點(diǎn)擊確定，替換窗口會(huì)多出一條格式屬性：隱藏，如下圖所示。

“替換為”文本框留空，然后點(diǎn)擊全部替換，便刪除所有的注釋內(nèi)容。

有時(shí)候我們需要去掉注釋看看文章到底是什么樣的，然后就跑去修改選項(xiàng)，太麻煩！我們用一個(gè)宏來(lái)完成這個(gè)繁瑣的工作。

新建一個(gè)名字為 ShowComment 的宏，然后點(diǎn)擊創(chuàng)建。

再打開(kāi)的代碼框中，在 sub 中添加一句代碼就行了：

 ActiveWindow.View.ShowHiddenText = Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText

如下圖所示。

然后把這個(gè)宏添加到快速訪問(wèn)工具欄中。

在打開(kāi)的對(duì)話框中將剛剛創(chuàng)建的宏添加到快速訪問(wèn)工具欄，如下圖所示。

改個(gè)名字，換個(gè)圖標(biāo)。

快速訪問(wèn)工具欄上多了一個(gè)按鈕，點(diǎn)擊它就可以切換顯示注釋或者是不顯示注釋。

當(dāng)然，你如果只想看看最終樣子的話，可以不用這么麻煩，按 Ctrl + P，進(jìn)入打印預(yù)覽就好了。

3. 自動(dòng)編號(hào)

本人是不建議任何形式的手動(dòng)編號(hào)，費(fèi)勁，而且容易出錯(cuò)。我見(jiàn)過(guò)不少人的論文采用的是手動(dòng)編號(hào)，后期需要?jiǎng)h除或者添加章節(jié)、圖片、表格，然后就是所有編號(hào)重新改一遍，那酸爽，我相信懂的人自然懂。

Word 提供的編號(hào)樣式已經(jīng)非常多了，還支持自定義編號(hào)格式，基本涵蓋 99% 的使用場(chǎng)景。