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九招技巧讓你更高效地使用Outlook的圖文教程

 更新時間:2007年03月16日 00:00:00   作者:  
微軟的Outlook不僅僅是一個電子郵件客戶端,還提供了很多強大的功能可以管理你的電子郵件、會議和聯(lián)系人。不過,由于其提供了如此多的功能,要想完全掌握它可能要花費很多的時間。并且某些常用功能可能被埋藏在重重菜單之下。高效使用Outlook的關鍵是將其很多視圖和選項定制化,以使其能更好的適應你的工作習慣。本文將介紹九個可以幫助你提高使用Outlook效率的方法。

    技巧一:輕松輸入日期

    在使用Outlook中的任務功能的時候,當你輸入一個開始和結束日期的時候,你并不需要輸入完全日期。假若這個日期是在本月的話,只需要輸入是哪一天就可以了,Outlook將自動替你輸入其他部分。

    舉個例子來說,當前是2007年3月,你在日期部分輸入11,Outlook就會認為你要輸入的是2007年3月11日,并會自動轉換成這個日期。

圖1 簡化輸入日期(點擊看大圖)

    同樣的道理,你也可以只輸入月和日,Outlook會自動將當前的年份添加上。

    技巧二:控制如何打印你的便箋

    如果你使用了Outlook中的便箋功能來記錄一些問題、想法或者提醒,有時候想把他們打印出來。默認情況下,Outlook在每一頁中打印一個便箋的內容,這可能不是你想要的效果,因為便箋的內容一般不會太多,這樣一方面內容不集中,另一方面浪費了紙張。

    其實Outlook中提供了一個功能,可以讓你解決這個問題。選擇所有你想打印的便箋,然后從菜單中選擇打印。在彈出的對話框中,在打印選項中去除復選框的勾選,點擊確認。

圖2 在打印選項中去除復選框的勾選(點擊看大圖)

    假若這個選項被禁用的話,可能是因為使用HTML格式。你必須切換到文本格式來啟用這個選項。

    技巧三:特定郵件隨來隨打

    在我們工作中因為某些原因需要打印電子郵件的信息。假若你需要打印來自某個發(fā)件人的大多數(shù)或全部電子郵件,可以手動打開每個電子郵件然后將其打印,但是這樣比較麻煩。其實可以設定一個規(guī)則來打印指定的發(fā)件人的電子郵件,這樣可以使你更高效的專注于其他工作。

    從工具菜單中,選擇“規(guī)則與通知”。在電子郵件規(guī)則標簽中,點擊新建規(guī)則。創(chuàng)建一個規(guī)則來規(guī)定一旦收到某個發(fā)件人的郵件,則自動將其打印出來。

圖3 規(guī)則向導(點擊看大圖)

    其實利用這個規(guī)則與通知功能,我們可以定制出很多符合自己需要的操作,只要大家在工作中多加琢磨就可以了。

技巧四:高效存儲發(fā)送的郵件

    當我們回復一個郵件的時候,Outlook會存儲一個副本在發(fā)件箱中。久而久之,發(fā)件箱中的內容會越來越多,這樣當你在日后需要查找一個特定郵件的時候,再找起來就比較麻煩了。

    實際上,我們可以把原始郵件和回復郵件存儲在一起,舉個例子來說,你現(xiàn)在把來自你的領導“王老板”的郵件都存放在一個名稱為“王老板”的文件夾中,實際上你也可以把針對它的回復也都存放在這文件夾中。實現(xiàn)步驟如下:

    1、從工具菜單中,選擇選項,在首選參數(shù)標簽中,點擊電子郵件部分的電子郵件選項按鈕。

    2、點擊郵件處理部分下端的高級電子郵件選項。在保存消息部分,選擇收件箱,然后選擇將答復郵件和原始郵件存放在同一文件夾中,點擊確定。

圖4 高效存儲發(fā)送郵件(點擊看大圖)

    技巧五:給自己的郵件標志加個說明

    快速標志可以幫助你分類你的郵件,通??梢愿鶕?jù)任務的重要性進行分類。例如你可以讓紅色標志代表“緊急”,藍色標志代表“一般”等等,不過有一個問題,現(xiàn)在Outlook中沒法針對這些標志添加文字描述,這樣你看到不同的標志的時候,首先要想一下不同的標志到底代表什么意思,這是一件令人煩惱的事情。

    有一個簡單的方法可以讓Outlook來替你記住這些標志的代表含義,并從界面上時刻顯示,設置步驟也非常簡單。

    1、從工具菜單中,選擇自定義。

    2、在工具標簽中,點擊新建,并把這個新的工具欄命名為合適的名字,例如“標志”,點擊確認。

    3、在自定義對話框中,選擇命令標簽。

    4、從分類列表中選擇動作。

    5、接下來,從右側的窗口中拖放不同顏色的標志到你的新工具欄上。

    6、增加完你需要的標志后,為每一個標志修改名字,例如將紅色標志修改為“關鍵”。然后選擇下面的顯示圖像和文字。依次進行該步的操作。

    最把這個新建的工具欄拖放到Outlook中就可以了。

圖5 給郵件標志加個說明

    技巧六:設置適合你的工作日歷

    默認情況下,Outlook的工作日歷是傳統(tǒng)的五天工作制,即周一到周五。實際上在很多情況下,有的朋友并不是按這個工作時間,有的周六還上班,Outlook中也可以讓你根據(jù)自己的需要來修改這個工作日歷。

    從菜單中的“工具”中選擇“選項”,在彈出的窗口中,可以將周六或周日選擇進來,另外從這兒也可以選擇每天的上下班時間。

圖6 設置合適的工作日歷(點擊看大圖)

技巧七:用色彩突出來自特定發(fā)件人的郵件

    總有一些人的郵件會讓你感到特別重要,你可以讓Outlook一收到該發(fā)件人的郵件,就用特別醒目的顏色引起你的注意。

    1、在郵件部分,從菜單欄的工具中選擇組織。

    2、從右側的視圖中,我們可以看到,我們可以針對不同的發(fā)件人、收件人等信息來設定郵件的顏色。

圖7 用色彩突出來自特定發(fā)件人的郵件(點擊看大圖)

    這樣設置后,Outlook將把所有來自該發(fā)件人的郵件,不管是現(xiàn)在的還是將來收到的的都以醒目的紅色來顯示。

   技巧八:讓你的新到郵件有別于已有郵件

    默認情況下,Outlook將把收到的未讀郵件以粗體的形式顯示。如果你覺得這樣還不夠醒目的話,你也可以考慮用更醒目的顏色來顯示它們。

    在郵件中,選擇收件箱,在收件箱中郵件選擇自定義當前視圖,然后在彈出的窗口中選擇自動設置格式,點擊字體按鈕,從這兒你可以設置顯示的字體、大小和顏色等。

圖8 讓未讀郵件更醒目(點擊看大圖)

    需要注意的是,你設置的只是收件箱中未讀郵件的顯示格式,對于其他文件夾中的郵件,如果你也想讓他們具有這個效果,需要單獨去設置。

    技巧九:強制回復發(fā)送給多個收件人

    當你進行群發(fā)的時候,如果想收件人回復的時候要讓你群發(fā)的所有人都收到回復,那么收件人在回復的時候必須點擊回復全部。假若收件人只是點了回復,那么只有你會收到該回復,你必須再把該回復轉發(fā)給別人,這樣效率很低。

    其實在發(fā)送郵件前,通過設置可以讓收件人在回復的時候回復到所有人。

    1、當寫郵件的時候,點擊格式欄上的選項。

    2、在傳遞選項中,選擇允許收到回復的人的電子郵件。

    3、點擊關閉,保存該設置。

圖9 強制回復發(fā)送給多個收件人(點擊看大圖)

    這樣當收件人進行回復的時候,無論其是選擇的回復還是回復全部,你所制定的人都將收到該回復。

    Outlook是一款非常強大的郵件管理、任務管理和日程管理的綜合性工具,相信對于在企業(yè)中辦公的朋友來說,如果合理使用,一定能大大提高工作效率。

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